一、充分认识加强档案数字化工程建设的重要意义，切实增强推进档案数字化工程的责任感和紧迫感

    1、2004年以来，党中央、国务院、省委、省政府连续出台了一系列重要文件，要求加快以传统载体保存的政府公文、档案等信息资源的数字化工作，我省将这项工作列入了“十一五”期间全省重点建设的历史公共文献数据库建设内容。今年初，中共中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志又要求：努力建立有中国特色的电子文件管理体系，更好地为党和人民的事业服务。

    2、2006年,我省正式启动了省市县三级国家档案馆数字化工程，提出了“设区市和有条件的县级国家档案馆一起上”的工作思路以及坚持“统一领导、分级负责”的工作原则，提出了“到‘十一五’末，初步建立起全省性的、分布式的档案信息数据库群，省和部分市县建立数字档案馆”的奋斗目标。

    3、2007年4月5日，温家宝总理签署国务院第492号令，公布了《中华人民共和国政府信息公开条例》。该条例第十六条规定：“各级人民政府应当在国家档案馆、公共图书馆设置政府信息查阅场所，并配备相应的设施、设备，为公民、法人或其它组织获取政府信息提供便利”。国家档案局在《关于做好各级国家档案馆实施<中华人民共和国政府信息公开条例>工作的通知》中要求，各级国家档案馆要通过现场查阅及互联网等手段，为社会各界提供政府公开信息。这无疑对档案数字化工程提出了新的、更高的要求。

    4、尽管我省档案数字化工程取得了一些进展，但仍要清醒地看到，工程还仅仅停留在起步阶段，发展缓慢且不平衡。有的地方认识不到加强数字化工程的重大意义，缺乏责任感、紧迫感，只把加强数字化工程挂在嘴上，没有落实在行动上；有的地方对推进档案数字化工程还存在畏难怵头情绪，工作被动，该汇报的不汇报，使档案数字化工程没有资金保证,等等。我们一定要正视这个现实，切实提高认识，认真查找原因，采取有力措施，坚决把数字化工程搞上去。

    二、我省档案数字化工程的总体思路和工作重点

    5、我省档案数字化工程的总体思路是：认真贯彻落实党中央、国务院、省委、省政府关于“加快传统载体档案数字化”的一系列指示，特别是温家宝总理签署的第492号令，切实把加强档案数字化工程摆上重要议事日程，作为“十一五”期间本地档案工作的重中之重，加强领导，通盘谋划，科学规划，典型引路，突出重点，大力推进，力争到“十一五”末，省市县三级国家档案馆全部启动数字化工程，并基本完成馆藏档案机读目录数据库建设，30%的国家档案馆基本完成全文数据库建设，初步建立起全省性的、分布式的档案信息数据库群，省和部分市县建立数字档案馆。

    6、要把争取资金放在加强数字化工程的首位。各级档案部门一定要把争取资金，作为加强数字化工程的重中之重，锲而不舍地抓实、抓死、抓出成效。要克服畏难情绪、等靠思想，积极地、主动地去跑、去争。要积极争取将档案数字化工程纳入各级政府信息化建设总体布局。各级国家档案馆，都要按照省局要求，根据工作量大小，对软硬件所需资金、完成任务所需资金、每年开展工作所需资金进行认真测算，向主管领导进行汇报，向当地政府申请资金，与财政和信息化主管部门进行沟通协调，争取资金早日到位。

    7、要把加强技术培训作为加强数字化工程的中心环节来抓。一些地方，数字化工程之所以进展缓慢，除了认识、投入等原因外，技术人才不足也是一个重要原因。省局将分期分批对各市县数字化骨干进行培训，各设区市也要采取多种形式对数字化人员进行培训。这些骨干回去后，要负责对本局馆人员进行培训，使大家在较短时间内掌握数字化知识，尽快开展工作。有条件的市县国家档案馆，还可以组织有关人员到先进省市参观学习，学习先进经验，促进本地工作。

    8、要优先把各级党委、政府和社会公众最需要的档案，进行数字化。要把围绕中心、服务大局作为加强数字化工程的出发点和落脚点，把社会公众的需求，作为第一需求，优先把各级党委、政府和社会公众最需要的档案，进行数字化。要通过政务网，及时将数字化成果提供给党委、政府；通过互联网及时将开放目录提供给社会公众。

    9、层层制定规划，务必限期启动数字化工程。各级国家档案馆都要结合自身实际，制定本地数字化工程实施规划。规划要包括：现状、启动工程需具备的条件及解决办法、实施工程的总体思路、计划启动时间、主要任务（包括目录数据库建设和全文数据库建设）、完成时间、保证措施等。要将规划列入年度计划，分年度逐步实施。各设区市国家档案馆和被确定为试点的县级国家档案馆务于2007年底前启动，其他县级国家档案馆，务于2008年底前启动。

    10、在切实保证档案安全前提下，结合本地实际，创造性开展工作，以不断加快工作速度。要切实保证档案内容安全、实体安全和档案信息系统安全。对于涉密性特别强的档案，一般不进行扫描；对特别珍贵的档案，也不要进行扫描，可制作仿真件。在此基础上，可根据本地实际，集中时间、精力、人力、物力、财力，创造性地开展工作。缺什么，补什么；什么方法手段能加快工作速度，就采用什么方法手段。但无论采用何种方法，都要高标准、严要求，确保档案数字化成果的质量。

    11、要把积极推进档案数字化工程与兴馆工程结合起来。由于库房严重不足、功能不全，我省各级国家档案馆都没有专门的数字化工作用房。由于场地不足，造成许多馆数字化工程进展缓慢。去年，省政府办公厅转发了《关于加强县级国家档案馆建设的意见》，今年初，国家档案局、中央档案馆下发了《档案馆建设标准》（征求意见稿）。该标准按照辖区人口数量，规定了馆的面积和馆藏数量，对省、市、县三级国家档案馆，均分了三类，无论哪一类，都明确规定了数字化工作用房的房间数量和具体面积。因此，各级国家档案馆一定要把积极推进档案数字化工程与兴馆工程结合起来，一方面，以实施数字化工程为契机，争取建设新馆；另一方面，在新馆设计时，要按照国家规定，规划好数字化用房。

    12、要把积极推进档案数字化工程与档案接收工程结合起来。去年底，国家档案局以第8号令的形式，颁布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。新《规定》实施后，进馆档案数量，将大幅增加；接收任务，将越来越重；档案数字化工作，将更加艰巨。各地要把积极推进档案数字化工程与档案接收工程结合起来，在制定档案接收规划时，对传统载体档案的接收标准，既要有档案实体标准，还要有数字化要求，由移交单位负责对应进馆档案进行数字化。在移交档案时，将传统载体档案和机读目录以及电子版全文同时接收进馆，以减轻国家档案馆的工作量。

    13、要把积极推进档案数字化工程与重点档案抢救结合起来。去年，财政部、国家档案局专门制发了新的《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》。对重点档案数字化，是国家提倡的一种抢救方式。因此，各地在推进数字化工程中，要注意把两者结合起来，既推进档案数字化工程，又达到了抢救档案的目的。

    14、要从源头抓起，加强对基层单位档案工作的监督指导，为国家档案馆数字化工程打好基础。基层单位档案工作，是国家档案馆各项工作的源头；基层单位档案工作状况如何，直接影响着国家档案馆各项工作的质量和速度。加强档案数字化工程，就要从源头抓起，通过加强基层单位档案工作，促进各级国家档案馆数字化工程。各级档案行政管理部门要按照《国家档案局关于加强对基层单位档案工作监督指导的意见》，依法加强对基层单位档案工作的监督、指导。要把基层单位档案的收集整理、安全保管、提供利用、现代化管理作为重点检查内容，要保证基层单位形成的电子文件和机读目录符合国家标准规范，以便与国家档案馆的数字化系统对接。

    三、切实加强对档案数字化工程的领导

    15、成立全省档案数字化工程领导小组。省局决定，成立全省档案数字化工程领导小组，省政府副秘书长、省档案局局长冯世斌同志任组长，省档案局副局长李量、耿树伟同志任副组长，省局各处室主要负责人为领导小组成员。主要任务是：贯彻落实党中央、国务院、省委、省政府关于加强档案数字化工作的一系列指示精神，定期检查部署全省档案数字化工程中的重大任务，及时研究、协调、解决数字化工程中存在的问题。领导小组下设办公室，办公室设在省局技术部。各设区市档案局和各县（市、区）档案局都要成立相应领导机构，充实并加强人员力量，安排必要经费，推动本地工作开展。

    16、全面落实责任目标。全省各级档案行政管理部门和各级国家档案馆主要负责同志，是本地档案数字化工程的第一责任人，对本地档案数字化工程负总责。各级档案部门都要建立健全推进档案数字化工程责任制，把年度目标任务逐级分解到各县区、各科室。省局将把数字化工程进展情况纳入档案工作综合评价体系，纳入对档案部门领导干部综合考核内容，每年通报全省。

    17、要加强与党委政府办公厅（室）、财政、信息化等部门的协调配合。积极推进档案数字化工程，是一项系统工程，离不开这些部门的理解支持。因此，各级档案行政管理部门和各级国家档案馆，一定要加强与这些部门的协调配合。各级档案部门必须转变作风，开拓思路，改变深入实际少、与有关部门接触少等不适应改革发展的工作作风，积极地、主动地、创造性地加强与这些部门的合作与联系，依靠卓有成效的工作，取得党委、政府办公厅（室）、财政、信息化等部门和社会各界的理解、重视和支持，以我为主、多措并举、多管齐下、形成合力，确保我省档案数字化工程顺利推进。

 

 

 

 

 

二○○七年十月二十六日